Resoluciones

Créase el Sistema de Cajas Chicas cuyo funcionamiento deberá ajustarse a la reglamentación que como Anexos I y II forma parte integrante de la presente Resolución.

SANTA ROSA, 11 de junio de 2008

VISTO:

El Expediente N° 5522/2008 por el cual Contaduría General propone realizar una unificación de la normativa relacionada con el funcionamiento de las cajas chicas y una actualización de los montos previstos a tal fin, las Resoluciones N° 30/75 y N° 1934/88, y la Ley N°1597/94 Orgánica de Municipalidades y Comisiones de Fomento, y;

CONSIDERANDO:

Que, mediante Resolución N° 30/75 se aprobó la reglamentación para el funcionamiento de cajas chicas;

Que, mediante Resolución N° 1934/88 se creó el sistema de caja chica para atender gastos eventuales y menores;

Que, el art. 78 inc. 2) de la Ley N°1597/94 Orgánica de Municipalidades y Comisiones de Fomento prevé retener en caja un importe destinado a tal fin;

Que, resulta necesario unificar la normativa vigente a fin de evitar la coexistencia de Resoluciones que reglan en un mismo sentido;

Que, de acuerdo a lo antedicho y dado el tiempo transcurrido desde el dictado de las mismas, resulta oportuno realizar una actualización de los importes establecidos para el funcionamiento de las cajas chicas;

Que, el Comisionado Municipal ostenta competencia suficiente para el dictado de esta Resolución, en base a los objetivos que fija la intervención y a las facultades y potestades establecidas en la Constitución Provincial y Ley Nº 1597 Orgánica de Municipalidades y Comisiones de Fomento;

POR ELLO:
EL COMISIONADO MUNICIPAL
DE LA CIUDAD DE SANTA ROSA
RESUELVE:

Artículo 1º: Déjanse sin efecto las Resoluciones Nros. 30/75 y 1934/88 y toda otra norma que se oponga a la presente Resolución.

Artículo 2°: Créase el Sistema de Cajas Chicas cuyo funcionamiento deberá ajustarse a la reglamentación que como Anexos I y II forma parte integrante de la presente Resolución.

Artículo 3º: La presente Resolución será refrendada por los Secretarios de Hacienda y Abastecimiento, de Gobierno y Acción Social, de Obras, Servicios Públicos y Planeamiento Urbano y de la Producción.

Artículo 4º: Cumplido, regístrese, publíquese, pase a conocimiento del Honorable Concejo Deliberante y vuelva a Contaduría General para su reserva en la misma.-

Resolución Nº 406/2008.-

Lic. Gustavo FERNÁNDEZ MENDIA
Comisionado Municipal

ANEXO I
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS CHICAS

Artículo 1: NATURALEZA: Establézcase que el funcionamiento de las Cajas Chicas deberá ajustarse a la siguiente reglamentación, considerándose un procedimento de excepción limitado a casos de atención inmediata o de valor reducido respetando el criterio de urgencia y/o escasa significatividad.

Artículo 2: OBJETO: La autorización de fondos para “Caja Chica” será destinada a afrontar gastos de menor cuantía que se originen en necesidades de funcionamiento y/o gastos eventuales y urgentes que no permitan aplicar el procedimiento de tramitación normal de compra.

Artículo 3: MONTO MAXIMO: El monto de cada Caja Chica será fijado hasta la suma máxima de PESOS TRES MIL QUINIENTOS ($3.500,00) atendiendo a las necesidades particulares que cada dependencia solicitante.

Artículo 4: MONTO MAXIMO POR COMPRA: Los gastos a realizar mediante Caja Chica estarán limitados a montos que no superen la suma de PESOS CIEN ($100,00) individualmente considerados, salvo casos urgentes debidamente justificados por el responsable del manejo de la misma, tales como: pasajes, gastos de salud, etc.

Artículo 5: REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES: Cada gasto deberá estar respaldado por la documentación correspondiente (factura o recibo) que se ajustará a los requisitos legales y/o de facturación establecidos, en su caso.

Las facturas recibidas deberán respetar las siguientes condiciones, en particular:

Deberán solicitarse facturas “A” o “C” dada la condición de Responsable Inscripto del Municipio.
Se deberán presentar en original, salvo excepciones debidamente fundadas, como en la entrega de pasajes de omnibus, en cuyo caso se adjuntará copia del pasaje con firma, aclaración y número de documento del beneficiario.
Deberá ser emitidas bajo la condición de venta de Contado o consignar el término “Pagado”.
Estar extendidas a nombre de la Municipalidad de Santa Rosa (N° CUIT 30-99907590-4 incluído)
Indicar en forma legible: lugar, fecha, cantidad y descripción del artículo, precio unitario y total por renglón y suma total de la factura.
En caso de raspaduras y/o enmiendas, deberán encontrarse debidamente salvadas por el emisor y no por el responsable de la caja chica, caso contrario será observado como comprobante a deducir de la rendición.
Los comprobantes deberan tener aclarado el objeto del gasto por el responsable de la caja chica, en el caso en que no surja claramente del concepto de la factura.

No se aceptarán facturas que no cumplan con tales requisitos.
Cuando se entreguen fondos en efectivo (únicamente Dirección de Acción Social) deberá acompañarse de un recibo que incluya firma, aclaración y número de documento del beneficiario.

El responsable de la Caja Chica procederá a acumular los comprobantes de gastos hasta el momento de solicitar la reposición de la misma.

Artículo 6: RENDICION – OPORTUNIDAD: Las rendiciones de las cajas chicas deberán ser presentadas en los siguientes casos:

Cuando el monto total gastado alcance al 70% de la suma asignada.
Cuando se suspenda o interrumpa la autorización que dio orígen a la caja chica.
Cuando se produzca el reemplazo del titular responsable.
Al cierre del ejercicio anual.

Artículo 7: RENDICION – FORMA: Los gastos con cargo a Caja Chica se rendirán mediante la presentación de los comprobantes respaldatorios de los mismos y de la planilla resúmen (Anexo II) en la que se consignarán: fecha, proveedor, tipo y número de factura e importe total por renglón, suma total e indicación del porcentaje gastado respecto a la suma asignada. Dicha planilla deberá presentarse firmada por el responsable del manejo de los fondos asignados y por el secretario del área.

Los comprobantes deberán estar ordenados en coincidencia con la planilla de rendición y, en caso que los mismos sean pequeños, deberán pegarse en hojas, a fin de evitar que se desprendan de la rendición, pudiéndose reunir varios en una misma hoja.

Los gastos presentados para rendición deberán cumplir con el régimen de autorización vigente en los casos que, por su naturaleza, así lo demanden, a saber: cortesía y homenaje, bienes de capital, publicidad, etc.

Artículo 8: RENDICION – PRESENTACION Y REINTEGRO: La rendición confeccionada según lo establecido precedentemente, será girada a Contaduría General quien, una vez aprobada, practicará la liquidación correspondiente para que, mediante Tesorería General se proceda a reintegrar el importe de lo gastado.
En caso de que surjan observaciones de la rendición, deberán ser subsanadas y presentadas nuevamente para su aprobación.

Artículo 9: CIERRE DE EJERCICIO: Los responsables de las Cajas Chicas tomarán los recaudos para que el día 15 de diciembre de cada año se encuentre en Contaduría General la última rendición de cierre de ejercicio, debiéndose devolver el remanente mediante depósito en cuenta corriente N° 17.259/8 del Banco de La Pampa, cuyo comprobante deberá adjuntarse a la misma.

Artículo 10: CASOS NO PREVISTOS: Todo cuanto no quede establecido en el presente reglamento será resuelto por Contaduría General en uso de las competencias otorgadas por art. 44 de la Ley 3 de Contabilidad considerando las circunstancias del caso en el marco de lo establecido en el art. 1 de la presente reglamentación.

ANEXO I de la Resol. N° 406 /2008.-
Modelo de Planilla para rendición de Caja Chica

PLANILLA DE RENDICIÓN Nº

EXPTE Nº

DEPENDENCIA RESPONSABLE:

Nº ORDEN FECHA PROV. TIPO Y Nº COMPROB. IMPORTE
1
2
3
TOTAL:

TOTAL ASIGNADO (A)

TOTAL GASTADO (B)

% (C)

FIRMA DEL RESPONSABLE FIRMA DEL SECRETARIO

(A):Corresponderá indicar el monto total autorizado por Resolución
(B): Deberá coincidir con el total indicado al final de la columna importe
(C): Surgirá del cálculo de (B) / (A)

ANEXO II de la Resol. N° 406/2008.-

Lic. Gustavo Fernandez Mendía
Comisionado Municipal

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