Resoluciones

Organigrama y Manual de función de la Dirección General de Administración creada mediante Ordenanza Nº 967/91, Resolución Nº 594/2007 vigente y sus Anexos I , II y III, parte integrante de la presente Resolución.

SANTA ROSA,28 de agosto de 2008.

VISTO:

La Ordenanza Nº 967/91 por la cual se crean las distintas unidades de organización que secundan al Intendente Municipal; y

CONSIDERANDO:

Que, mediante Ordenanza Nº 967/91 se crean las distintas unidades de organización que secundan al Intendente Municipal; y

Que, en la citada ordenanza en su artículo 6to se crea la Dirección General de Administración a la que le compete asistir al Intendente en el análisis e información de su despacho, llevar el registro oficial de Ordenanza y Resoluciones y su publicación oficial, entender sobre la mesa general de entradas y salidas, registro de expedientes, archivo general, defensa civil, servicios generales, imprenta, publicaciones, centro de comunicación y ceremonial;

Que, en el año 1993, mediante Resolución Nº 1366/93 expediente Nº expediente Nº 11919/92, se autoriza el traslado de la División Servicios Generales dependiente de la Dirección General de Administración , a la Dirección de Servicios Públicos, dependiente de la Secretaría de Obras, Servicios Públicos y Planeamiento Urbano;

Que, mediante Ordenanza Nº 1307/93 expediente Nº 8116/93, se crea el Boletín Municipal dependiendo del Director General de Administración;

Que, mediante Ordenanza 1410/94, expediente administrativo Nº 5439/19994, se crea la Junta de Defensa Civil, en el marco de la Ley 506/74 y su Decreto reglamentario 114/74, dependiente de la Secretaria de Gobierno y Acción Social, a través de la Dirección de Asuntos Vecinales;

Que el Comisionado Municipal, ostenta competencia suficiente para el dictado de esta resolución, en base a los objetivos que fija la intervención y a las facultades y potestades establecidas en la constitución provincial Ley 1597- Orgánica de Municipalidades y Comisiones de Fomento;

POR ELLO:
EL COMISIONADO MUNICIPAL
DE LA CIUDAD DE SANTA ROSA

RESUELVE:

Artículo 1º: Apruébase su reglamentación, organigrama y Manual de función de la Dirección General de Administración creada mediante Ordenanza Nº 967/91, Resolución Nº 594/2007 vigente y sus Anexos I , II y III, parte integrante de la presente Resolución.

Artículo 2º: Manténgase firme en todos sus términos lo establecido en la Resolución Nº 1366/93,(mediante la cual se autorizó el traslado de la División Servicios Generales dependiente de la Dirección General de Administración, a la Dirección de Servicios Públicos, dependiente de la Secretaría de Obras, Servicios Públicos y Planeamiento Urbano y Ordenanza 1410/94 (creación de la Junta de Defensa Civil dependiente de la Secretaria de Gobierno y Acción Social, a través de la Dirección de Asuntos Vecinales);

Artículo 3º: Derogase toda otra norma que se oponga a la Presente.

Artículo 4º: La presente Resolución será refrenda por el Secretario de Gobierno y Acción Social.

Artículo 5º: Regístrese, comuníquese, publíquese y pase a La Dirección de Personal a sus efectos.

Resolución Nº 618/2008.-

Lic. Gustavo Fernandez Mendia
Comisionado Municipal

ANEXO II Nº 618/2008

MISIONES Y FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL DE LA DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION

DESPACHO DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION:

MISION: Tiene a su cargo el despacho de las tareas encomendadas por el Intendente Municipal.

DIVISION DE ADMINISTRACION:

FUNCION: Responde del Despacho de la Dirección General de Administración y depende de él todo el personal de la Dirección.

– Supervisión y control del Despacho, Registros de Ordenanza y Resoluciones.

– Legalizar los actos administrativos suscriptos por el Señor Intendente.

– Autentica/Certificar las copias de Resoluciones firmadas por el Señor Intendente.

– Llevar el Registro de notas, Resoluciones, Ordenanzas, Memorandum del Señor Intendente.

– Llevar el archivo de la documentación firmada por el Señor Intendente.

– Entender sobre la Mesa General de Entradas y Salidas y Archivo General.

– Supervisar y atender todo lo relacionado con el personal de la repartición de tal forma de asegurar la correcta prestación de los servicios

– Encargado de redactar las resoluciones, notas y pases administrativos que sean encomendados.

– Controlar la elaboración de viáticos y rendiciones.

SECCION BOLETIN OFICIAL

MISION:

Depende directamente del Director General de Administración

FUNCION:

– Tiene a su cargo la publicación de Ordenanzas, Resoluciones, Disposiciones, Licitaciones Públicas y Privadas, Concurso de Precios, Balance, Habilitaciones Comerciales y Bajas y todo lo determinado por Ordenanza 1307/93 y Resolución Nº 777/94.

SUBDIRECCION DE CEREMONIAL

MISION: Tiene como función principal la diagramación, coordinación protocolar de todos los actos oficiales que se realicen.

DIVISION ADMINISTRATIVA Y PROTOCOLAR

FUNCION:

– Dependen directamente de la Subdirección de Ceremonial

– Diagramar y coordinar actos oficiales.

– Organizar recepciones y ceremonias de carácter Oficial que se desarrollen en el ámbito de la Administración Pública Municipal.

– Encargada de la organización y dar conocimiento a la comunidad de las visitas oficiales a nuestra ciudad.

– Elaborar las Resoluciones para los distintos eventos.

-Colocar y retirar en horarios adecuados las banderas y todo otro símbolo que corresponda en los días feriados, verificando que los mismos se encuentren en buenas condiciones.

SECCION SUPERVISION Y CONTROL DE DESPACHO DEL SEÑOR INTENDENTE:

MISION: Tiene a su cargo el control de todos los actos relacionado con la firma del Señor Intendente.

FUNCION:
– Es el encargado de controlar toda documentación previa a la firma del Señor Intendente.

– Es el encargado material de enviar los proyectos de ordenanzas, comunicaciones y demás documentación al Concejo Deliberante.

– Recepcionar asimismo los pedidos de informes, ordenanzas sancionadas que envía el Departamento Deliberativo al Departamento Ejecutivo dando el curso que corresponda.

– Llevar el registro de notas del Señor Intendente.

– Tiene a su cargo los antecedentes de Convenios firmados por el Señor Intendente.

– Realizar la elaboración de viáticos y rendiciones.

SECCION REGISTRO OFICIAL DE ResoluciónES Y ORDENANZAS

MISION: Tiene a su cargo el registro oficial de la documentación suscripta por el Señor Intendente.

FUNCION:

– Llevar el Registro de Ordenanzas y Resoluciones.

– Es el encargado de sellar la documentación firmada por el Señor Intendente, para su posterior certificación

– Proceder al armado de los expedientes, agregando copias de Ordenanzas, Resoluciones legalizada, procediendo a su refoliatura.

– Es el encargado de ordenar las Resoluciones, Disposiciones, Ordenanzas, etc. por su orden correlativo, en tomos.

– Es el encargado material de sacar las copias de las Resoluciones, Ordenanzas, Disposiciones, etc., requeridas por las distintas dependencias.

– Remitir copia a la Dirección de Prensa y Difusión de los temas que le competan.

SECCION COMPRAS Y GESTION

MISION: Es el encargado de llevar todos los trámites administrativos contables y confeccionar toda documentación relacionada con el personal de la Dirección General de Administración

FUNCION:

– Realizar las solicitudes de Stock dependiente de la Dirección.

– Realizar las solicitudes de Bienes y Servicios (Expte P)

– Realizar todas las solicitudes de reestructuras.

– Llevar un control de las órdenes de compras.

– Mantener los inventarios actualizados de los bienes llevando los registros necesarios conforme a las normas vigentes.

– Confeccionar una (1) vez al año un inventario actualizado de los bienes.

-Confeccionar las planillas de actas de responsabilidad y desafectación de bienes.

– Es el encargado de dar de baja, o descarga de bienes.

– Es el encargado del parte diario, carpeta médica, licencia etc. de todo el personal dependiente de la Dirección General de Administración.

SECCION CONMUTADOR

MISION:

Tiene a su cargo el Conmutador Telefónico Municipal.

FUNCION:

– Atender el conmutador con líneas locales, e internos.

– Recibir las llamadas ingresantes y derivarlas a sus destinatarios canalizando también las salientes.

– Realizar los reclamos en caso de ser necesario a la Empresa prestataria.

– Mantener actualizados los nombres de los funcionarios, tanto a nivel municipal como a nivel provincial.

SECCION MAYORDOMIA

MISION: Velar por las Instalaciones del Edificio Municipal, controlar las tareas relativas al personal de servicio.

FUNCION:

– Controlar cuando se realicen actos públicos, reuniones y ceremonias en el Edificio Municipal, que éste se encuentre en impecable condiciones de higiene, con todos los elementos en orden.

– Poner la máxima preocupación en el control de las tareas de higiene y desinfección de los baños, verificando el normal funcionamiento de todos los artefactos.

– Controlar que la realización de la limpieza efectuada por personal municipal o concesionarios sea esmerada, al igual que la tarea de lavado, encerado, aseo de los muebles y artefactos en general.

– Vigilar el uso adecuado de luces, artefactos, cuidando que al retirarse el personal queden apagadas o desconectadas y verificando además que las puertas y ventanas queden cerradas.

– Solicitar las provisiones y reparaciones necesarias.

– Atender el servicio de refrigerio.

ANEXO III Nº 618/2008
MISIONES Y FUNCIONES DE MESA GENERAL DE ENTRADAS Y SALIDAS Y ARCHIVO GENERAL

MISION:

-Dependiente de la Dirección General de Administración.

FUNCION:

Todo escrito dirigido al Señor Intendente, Secretarios,
Directores, o para cualquier Jefe de repartición deberá hacerse en Mesa General de Entradas y Salidas, previo pago
de sellado correspondiente, de acuerdo a la Ordenanza
Tarifaria Vigente.

En la presentación de escritos se observarán los recaudos establecidos en los artículos 22 y subsiguientes del Decreto Nº 1684/79, reglamentario de la Ley Nº 951.

Los expedientes se originan en la Mesa General de Entradas y Salidas, una vez que hayan sido caratulados no podrán asignarle ni agregarle una nueva carátula.

Los expedientes sé compaginarán por orden de fecha de los
documentos que lo constituyen, entendiéndose para este fin
que se considera como fecha otorgada por la Mesa General
de Entradas y Salidas o repartición que haya recibido.
También se deberá tener en cuenta la fecha que se le
asigne a la providencia, pase o resolución que se incorpore en la actuación.-

Dentro de las 24 horas, la Mesa General de Entradas y Salidas deberá remitir a las distintas dependencias los expedientes que se reciban.

Los expedientes que sean necesarios agregarles nuevos cuerpos, requieren necesariamente la intervención y asignación de carátula por parte de Mesa General de Entradas y Salidas, comenzando a numerarse los mismos con números arábigos a partir del primero. En el caso en que la división, para la creación de nuevos cuerpos afecte a escritos o documentos que constituyan una sola pieza, se podrá aceptar por excepción un número inferior al determinado por el artículo 13 del Decreto Nº 1684/79, reglamentario de la Ley Nº 951.

Los expedientes que, con ajuste a las previsiones de los
artículos 22 de la N.J.F. 951 y 49 del Decreto N° 1684/79
o por la aplicación de otras normas vigentes, sean
clasificados como “secretos” o “reservados”, serán
registrados igual que los demás expedientes, pero durante
su tramitación a través de las distintas dependencias
administrativas, se efectuará en sobre cerrado.

Todas las actuaciones deberán estar foliadas por orden correlativo de compaginación, corriendo a cargo de las oficinas intervinientes el hacerlo correctamente. La foliatura debe ser realizada colocando un sello foliador en el ángulo superior derecho de la hoja y numerando correlativamente con claridad y sin enmiendas.

Los errores de foliación deberán ser salvados con una nota en foja por separado que se agregará a las actuaciones, dejándose constancia de ello en forma manuscrita o con sello de “refoliado” en la foja erróneamente numerada y sin alterar totalmente la foliatura originaria.

Toda foja de expediente o documento de cualquier naturaleza agregado al mismo, sólo podrán ser desglosado previa constancia escrita de la autoridad que la realiza, indicando claramente el número de fojas que se retiran, una descripción del contenido de la misma y el motivo que haya habido para hacerlo. Dicha constancia se intercalará sin foliar en reemplazo de las fojas desglosadas. Si se considerare que la foja o fojas desglosadas tienen importancia para el trámite posterior del expediente, se dejará copia autenticada de las mismas.
Cuando los expedientes deban salir del organismo deberán tramitarse a través de la Mesa General de Entradas y Salidas.
Las notificaciones se harán de acuerdo a lo indicado en el artículo 44 a 51 del Decreto Nº 1684/79 reglamentario de la Ley 951.
Todas las situaciones no previstas en el presente se regirán por lo prescripto por Decreto Nº 1684/79 reglamentario de la Ley 951.
Dentro de las diferentes oficinas de la Administración Municipal, los expedientes se enviarán por medio de libros o boleta de descargo, que acreditarán prueba suficiente en caso de pérdida, mora en su despacho, etc.
Recepcionar,la correspondencia recibidas y remitirlas a las distintas dependencia del Municipio.
Distribución y expendio de correspondencia de las distintas áreas del Municipio.
Tener a la vista el libro de quejas, sugerencias y reclamos.
Enviar los oficios a los distintos juzgados.
La Mesa General de Entradas y Salidas cuenta con un sistema electrónico, que permite administrar todo tipo de documento oficial que ingrese a un organismo denominado CIVITAS/ADE.
El sistema ADE en versión Web permite realizar consultas de los datos de los expedientes ingresados, conocer el estado de los mismos, realizar transferencias y recepciones correspondiente.

SECCION ARCHIVO GENERAL

MISION: Depende directamente de Mesa General de Entradas y Salidas.

FUNCION:

Disponer en forma centralizada el archivo de toda documentación que interese al municipio.

Registrar de acuerdo al orden de ingreso, los expedientes que se destinaren a archivo.

Clasificar los libros, registros generales, talonarios, publicaciones y cualquier otra documentación, ordenarlos y colocarlos en secciones especiales que permitan su fácil ubicación y consulta.

Entregar los expedientes que se soliciten para consulta a los superiores correspondientes, previa solicitud por escrito y controlar que sean devueltos en el término reglamentario.

Verificar que, salvo que medien razones justificadas o por requerimiento de un trámite autorizado, se alteren en orden o contenido los expedientes o toda otra documentación suministrada, bajo apercibimiento de severas sanciones.

Producir informes que se soliciten en expedientes o actuaciones cuyos antecedentes se encuentren en la dependencia y fuera ordenado el trámite pertinente.

Evacuar toda gestión o consulta solamente cuando lo solicite el interesado o persona autorizada y se hayan cumplimentado los requisitos reglamentarios.

Establecer mecanismos de control respecto a la alteración o falta de los elementos archivados.

Realizar la depuración, y clasificación de todo material
con su correspondiente acta de depuración.

Lic. Gustavo Fernandez Mendia
Comisionado Municipal

– Los textos incluidos en este sitio web tienen carácter exclusivamente informativo y su difusión no les otorga validez legal. Para obtener información oficial y con pleno valor jurídico, consulte las correspondientes publicaciones en el Boletín Oficial de la Municipalidad de Santa Rosa. Los textos pueden contener errores u omisiones y se actualizan periódicamente. –